Uno straordinario racconto nel quale l’amico, Lions e Volontario alla Convention Internazionale di Milano ci racconta…. le sue 5 giornate…

di Stefano Ponchia*

Venerdì 5: ore 6.30 sveglia colazione e via a iniziare il servizio perché dalle 7.30 arrivano DGE e Board per la sessione plenaria di apertura della formazione dei nuovi Governatori.

Ovviamente la sala è al secondo piano: sopralluogo e ultime richieste dello staff di LCI sugli ingressi in sala.

Appena entrati i DGE bisogna ritornare subito nella hall perché vengono aperti i desk per le registrazioni e bisogna dividere il flusso dei congressisti tra chi è già registrato e chi deve registrarsi in sito.

Si avvicina l’ora di pranzo, per cui tornare dai DGE per assistere nella transizione plenaria – pranzo – lezioni pomeridiane che ovviamente sono su piani e in building diversi.

Il tempo scorre e devo andare all’appuntamento – 18.30 in Piazza Duomo – con il gruppo dei volontari con cui gestiremo il deflusso della parata internazionale di sabato mattina.

Alla fine del sopralluogo ci trasferiamo a piedi (avevo camminato poco…) da Piazza del Duomo alla Rotonda della Besana per la festa dei volontari.

Passata mezzanotte come cenerentola a dormire domani appuntamento alle sette per la parata.

Sabato 6: ore 6.30 sveglia colazione e via verso la parata all’ingresso della Metro. Trovo un gruppo di Lions africani e tre della Nuova Caledonia con qualche problema di orientamento per arrivare alla parata. Per cui, facciamo gruppo e via. Dentro la metro raccogliamo 5 italiani, 2 americani e 3 tedeschi e nel corso del viaggio un mezzo distretto francese.

Check-in fatto sui Bastioni di Porta Venezia (consegnato badge e giubbotto per la volontaria reclutata per fare da interprete alla nostra Presidente Internazionale Gudrun Yngvadottir) e via di corsa con due volontari per raggiungere il nostro posto a Duomo.

Arrivati in postazione, breve briefing con il responsabile degli Alpini che ci assisteranno, distribuzione dei volontari nei punti strategici e già arrivano le prime nazioni in anticipo rispetto alle stime, per cui richiedere subito l’anticipo dell’arrivo degli shuttle bus in via Larga.

Nel rientro al Duomo intercettato dalla Digos che chiede di aiutare a liberare le scalinate del Duomo da un migliaio di amici indiani seduti in riposo dopo la Parata e che ne impediscono l’accesso.

Dopo mezz’ora abbondante di sorrisi e negoziazione riconsegniamo le scalinate al loro uso ma bisogna correre indietro perché la sfilata sta rallentando per cui attivata la modalità cane pastore si tratta di far muovere le delegazioni per non perdere il ritmo.

Alle 2.00 il servizio dei City Angels è terminato e ci trasformiamo in controllori dei varchi per l’attraversamento pedonale del percorso della parata. Alle 15.00 o poco più la parata finisce per cui si va a controllare il punto di pick-up dei pullman che riportano i partecipanti a MI.CO. sede della Convention.

Preso l’ultimo bus, distribuita l’acqua a bordo all’arrivo a MI.CO. andiamo a mangiare un panino con una parte della squadra e non avendo altri compiti per la giornata piccolo giro nell’Exibit Hall tra gli stand compreso il passaggio a quello LCIF dove come a Las Vegas verso un piccolo contributo per la campagna 100.

Rientro in albergo doccia e a cena con amici perché la Convention è anche l’occasione di ritrovarsi.

Domenica 7: ore 6.30 sveglia e colazione per essere in servizio alle 7.30 e appena raggiunto MI.CO.

Arriva una richiesta di rinforzo dei volontari al Melia per assistere il Board nel trasferimento alla plenaria di apertura. Finito il servizio di transfer e fatto accomodare Past President e Board sulla via di rientro dalla Hall 3 alla zona delle registrazioni vengo intercettato dalla sicurezza di MI.CO. perché la Polizia ha chiuso l’accesso alla sala della plenaria e ci sono un migliaio di Lions che vogliono ancora entrare sopratutto sostenitori di Patty Hill e Salim Moussan candidati al posto di 3° VPI.

Lunga e defatigante situazione da gestire anche grazie alla messa a disposizione di una sala alternativa per chi non poteva accedere e finalmente alle 11.00 la polizia da il via libera nuovamente all’ingresso in plenaria.

Tempo di magiare un panino, accompagnare un anziano PID e il PIP Joe Preston avanti e indietro che arriva la richiesta di avere 5 volontari per un arrivo di ospiti importanti non previsti.

Rapido trasferimento e attesa all’aperto per oltre 40 minuti sino a quando veniamo lasciati liberi perché il trasporto pare averli lasciati in un altra location……

Rapido briefing per le attività del giorno dopo e rientro in albergo per una meritata doccia, estrazione dello smoking e via verso la serata italiana che chiuderà questa domenica.

Lunedì 8: tanto per cambiare sveglia alle 6.30 colazione e via per andare in rinforzo alle squadre di volontari che devono gestire l’ingresso alla plenaria complicata anche dalle richieste di Scotland Yard dovuto alla presenza di Tony Blair come speaker. Fortunatamente vengono subito allestite due sale per coloro che non potranno accedere alla Hall 3 dopo la chiusura degli ingressi.

Quindi passata la prima fase di accesso alla plenaria trasferimento sul percorso per le sale alternative (Auditorium e Slver Plenary). Rientro nella zona delle votazioni per rinforzare l’assistenza e votare grazie alla conferma del mio DG.

Alle 11.30 via di corsa per andare ad assistere gli ingressi al pranzo dei MJF e poi ridiscendere verso la zona delle votazioni per riprendere servizio alla disciplina degli ingressi sino alle 19.00

Infatti alle 20.00 è prevista la cena dei PIP e PID e dalle 19.30 è previsto il loro arrivo al MI.CO. e al secondo arrivo la scala mobile si blocca…… per cui prendo un gruppo di quindici PID e li accompagno agli ascensori per salire al secondo piano alla Golden Plenary Room e l’ascensore non parte bloccati dentro con la temperatura che rapidamente sale. Dopo qualche reiterata incomprensione con il servizio di assistenza (ripetuto a quattro diversi operatori numero dell’impianto e numero di cellulare dove contattarmi mantenendo tono calmo e rassicurante per non aumentare il livello di stress degli stranieri) e dopo quindici minuti di sauna veniamo liberati.

La cena finisce alle 11.00 e per questa sera direttamente in albergo perché domani alle 7.00 bisogna essere presenti per gestire l’accesso alle votazioni (ultimo turno dalle 7.30 alle 9.30) e ingresso alla plenaria per i risultati delle elezioni (continua la battaglia per il 3° VP) e poi lo strappo dei governatori.

Martedì 9: ore 6.00 sveglia anticipata niente colazione e via di corsa per prendere servizio per l’avvio dell’ultimo turno delle votazioni. Devo trasferirmi verso la plenaria a rinforzo delle squadre di volontari per aiutarli a fare sedere in tempo tutti i congressisti prima dell’inizio. Alle 10.00 grande successo dei volontari infatti tutti i congressisti sono praticamente seduti per cui posso prendere una pausa e offrire la colazione mia moglie.

Nel corso della plenaria finale Gudrun Yngvadottir comunica che il Board ha votato all’unanimità una risoluzione ufficiale per ringraziare i volontari italiani per il loro eccellente servizio prestato durante la Convention.

A questo punto la mattina avanza pigra verso la fine della Convention prevista per le 12.00 sino a quando arriva una telefonata: servono sei volontari per il pranzo e la successiva riunione del Board con i nuovi eletti.

A questo si aggiunge anche il Consiglio dei Governatori del MD tedesco con pranzo di commiato per oltre 250 persone e il Consiglio dei Governatori italiani.

Durante questo servizio mi capitano due cose simpatiche la prima nel corso del pranzo del Board esce dalla sala la nostra Presidente Gudrun che mi si avvicino.  Le segnalo che la toilette si trova poco più avanti dietro una colonna: lei mi guarda stupita e dice < ma mi legge il pensiero? > sorrido e vorrei risponderle che oltre l’80% delle domande che abbiamo ricevuto era dove sono i bagni per cui se vedi uscire una persona da una sala con un’espressione interrogativa sul volto è oramai, per noi volontari, chiaro che sta cercando il bagno.

La seconda alla fine della riunione del Board incontro la nuova 3° VP Patty Hill che mi guarda e mi dice < sempre qui? Allora spero che da domani possa andare in vacanza > e a me tocca rispondere che no domani torno a lavorare e sino ad oggi ero in vacanza: sorriso ringraziamenti e appuntamento alla prossima Convention.

Per cui proseguiamo a servire a ranghi sempre più ridotti e mentre siamo impegnati arriva una nuova richiesta: “ci sarebbero 5/6 volontari per aiutare l’ingresso al meet and greet delle 19.00?”

Questo è un evento simil fuori salone infatti è l’occasione per tutti i lions per incontrare, salutare e fare una foto con il nuovo presidente e i suoi vice.

Mentre siamo impegnati a far affluire i Lions verso la Golden Plenary Room arriva una nuova richiesta da parte dello staff di LCI servono 4 volontari che parlino inglese per un servizio all’interno della sala. Per cui reclutate al volo tre volontarie ci presentiamo da Gary (responsabile dello staff LCI per il Board) che ci consegna un contenitore ciascuno con la pin del nuovo Presidente Internazionale Jung-Yul Choi con la raccomandazione di consegnarne una e una sola a ciascun lions che entrerà nella sala.

Finite le istruzioni pronti via e apertura delle porte e qui la situazione si complica perché veniamo letteralmente assaliti e alcuni di noi sommersi da una “follia” di lions alla caccia della pin. Sono minuti di panico poi interviene il personale della sicurezza… che portano fuori dalla sala le pin.

Lo staff LCI decide di ritirare le pin e l’HCC decide di ritirare i volontari di cui qualcuno un poco ammaccato e con questa brutta avventura finiscono le mie cinque giornate di Milano.

Comunque posso solo ringraziare per aver prestato questo servizio che mi ha permesso di conoscere decine di persone straordinarie con cui abbiamo condiviso ore di lavoro impegnativo ma affascinante e irripetibile.